Documentele angajare – ce conține dosarul de personal?

În acord cu prevederile Codului Muncii, fiecare angajator are dreptul de a-și organiza activitatea de resurse umane și salarizare în următoarele moduri:

1. prin asumarea de către angajator a atribuțiilor specifice;
2. prin desemnarea unuia sau mai multor angajați cărora să le repartizeze, prin fișa postului, atribuții privind activitatea de resurse umane și salarizare;
3. prin contractarea unor servicii externe specializate în resurse umane și salarizare.

Relația de angajare începe odată cu pregătirea contractului și se termină cu transmiterea acestuia în Revisal. Astfel, după ce recrutarea s-a încheiat, poți începe demersurile pentru procedura de angajare a persoanei selectate. Iată care sunt pașii pe care trebuie să îi urmați în procesul de angajare.

Examenul de medicina muncii

După acceptarea ofertei, angajatul trebuie să efectueze examenul de medicina muncii. Angajatorul este cel care se ocupă de programarea candidatului la clinica de medicina muncii cu care colaborează și tot el este cel care va achita contravaloarea acestei consultații. În urma acestei examinări acesta va primi fișa de aptitudiuni în care este precizat dacă angajatul este apt sau nu pentru jobul pentru care urmează să fie angajat.

Este important să precizăm faptul că examenul medical la angajare este obligatoriu. În lipsa acestuia, contractul individual de muncă este nul.

Semnarea contractului de muncă și transmiterea documentelor necesare la angajare

Semnarea contractului de muncă este următoarea etapa, iar în acest moment viitorul angajat trebuie să prezinte în copie, următoarele:

• Copie a buletinului/ cărții de identitate/ pașaportului sau dovada de rezidență;
• Copii ale actelor de studii;
• Copii ale certificatelor de participare la cursurile de instruire sau perfecționare

La acestea se va adăuga Avizul medicului de medicina muncii (fișa de aptitudini).

Documentele vor fi păstrate de angajator în dosarul de personal al salariatului alături de contractul individual de muncă semnat de părți și înregistrat în REVISAL până cel târziu în ziua anterioară începerii activității de către persoana nou angajată.

Angajatorul trebuie să îndeplinească și formalitățile privind instructajul noului angajat în privința Securității și Sănătății în Muncă (SSM), cât și cel de Prevenire și Stingere a Incendiilor (PSI) în primele zile de activitate. Pentru contractele de muncă temporară, Agentul de muncăm temporară va realiza instructajul general, iar utilizatorul, instructajul specific, la locul de muncă.

Alte documente care se pot adăuga dosarului de personal

Angajatorul poate solicita și păstra la dosarul de personal și alte documente pe care le consideră importante pentru derularea raporturilor de muncă, pentru certificarea legalității și corectitudinii completării în registru, dar și pentru calcularea salariului.

• Adeverinta medicală eliberată de către medicul de familie al angajatului;
• Copii ale documentelor de studii;
• Certificatul de naștere;
• Certificatul de căsătorie (dacă este cazul);
• Certificatul de nastere al copiilor;
• Hotărârea de divort (dacă se aplică);
• Copie a carnetului de muncă/ copii ale adeverințelor de la locurile de muncă anterioare (ex. decizia de încetare, adeverința de vechime sau adeverința cu stagiul de cotizare CAS etc.)
• Recomandări de la locurile de muncă anterioare;
• Cazierul judiciar – Numărul locurilor de muncă pentru care acesta este însă necesar a fost foarte mult redus. Va fi solicitat, însă, pentru următoarele posturi:
  • Avocati si consilieri juridici – nu trebuie să fie condamnați pentru infracțiuni care le afectează profesia;
  • Funcționari publici – prin Hotărârea de Guvern nr. 611/2008;
  • Gestionari – nu trebuie să fie condamnați pentru fals, evaziune sau corupție;
  • Paznici sau gărzi de corp;
  • Medici/farmaciști/dentiști – cazierul judiciar este necesar, potrivit legii nr. 95/2006, pentru a deveni membru al unui colegiu.
• Curriculum vitae, semnat și datat de către angajat; Conform HG 1.021/2004, formatul de Curriculum Vitae va urmări modelul comun european, iar acesta se anexează la dosarul de personal datat și semnat de ambele părți.
• Oferta de angajare;
• Fișa postului;
• Copie a livretului militar, dacă este cazul;
• Copie a permisului de conducere, dacă este cazul;
• Extrasul bancar pentru contul în care se virează salariul;
• Procese verbale de primire a bunurilor companiei (telefon mobil, laptop, automobil).

În cazul în care angajatorul oferă candidaților posibilitatea de a lucra în regim de telemuncă, aceasta trebuie stipulată într-un act aditional la contract.

De asemenea, dosarul de angajare poate să mai includă și un act privind clauza de confidențialitate impusă de companie angajatului. Această clauză depinde foarte mult de funcția pe care urmează să o ocupe angajatul în cadrul companiei.

Documentele care se semnează la data contractului de muncă

• Acordul angajatului/candidatului cu privire la procesarea datelor cu caracter personal;
• Declarația pe propria răspundere dată de salariat privind luarea la cunoștință a Regulamentului Intern al angajatorului;
• Declarația pe propria raspundere dată de salariat privind locul funcției de bază și numele Casei de Sănătate unde este înscris;
• Declarația pe propria răspundere dată de salariat privind persoanele aflate în întreținerea sa pentru acordarea deducerii, precum și documentele justificative ale persoanelor luate în întreținere;

Este obligatoriu ca la dosarul de personal să existe fișa de post, oferta de angajare, acordul angajatului/ candidatului cu privire la procesarea datelor cu caracter personal și declarațiile anterior menționate.

Alte documente solicitate la angajare

• Pentru angajații din instituţiile din sistemul de învăţământ, sănătate sau protecţie socială, precum şi orice entitate publică sau privată a cărei activitate presupune contactul direct cu copii, persoane în vârstă, persoane cu dizabilităţi sau alte categorii de persoane vulnerabile angajatorii pot solicita Certificatul de Integritate comportamentală. Trebuie să subliniem faptul că certificatul de integritate comportamentală nu se substituie certificatului de cazier judiciar.
• În cazul în care candidatul a beneficiat de ajutor de somaj sau a fost înregistrat la Agenția Județeană pentru Ocuparea Forței de Muncă se poate solicita Repartiția AJOFM.
• Declaratia privind faptul că nu s-au desfășurat activități de poliție politică, pentru cei care se angajează în jandarmerie, spre exemplu.
• Funcționarii Publici vor completa declaratia privind conflictul de interese.
• Pentru domeniul medical sunt solicitate înainte de angajare avizul de liberă practică și asigurarea de malpraxis, și, pentru medici, Certificatul de bună practică medicală eliberat de Colegiul medicilor.

Sursa foto www.freepik.com