Un angajat lucrează de mai mulți ani în companie, iar HR observă că termenul pentru următorul control de medicina muncii a fost depășit. Poate fi făcută programarea mai târziu și activitatea să continue între timp ca și cum nimic nu s-ar fi întâmplat?
Controlul medical periodic nu este doar o formalitate administrativă. Legea securității și sănătății în muncă obligă angajatorul să asigure supravegherea medicală periodică a lucrătorilor, iar rezultatul evaluării confirmă dacă aceștia sunt în continuare apți pentru activitatea pe care o desfășoară.
Cine trebuie să efectueze controlul medical periodic?
Examenul medical periodic este obligatoriu pentru toți lucrătorii, nu doar pentru angajații din domenii cu risc ridicat.
Ceea ce diferă este frecvența controalelor. Aceasta se stabilește în funcție de profesie, locul de muncă și factorii de risc profesional, potrivit regulilor din HG nr. 355/2007.
Medicul de medicina muncii poate propune și modificarea frecvenței, atunci când situația o justifică.
Pentru HR, acest lucru înseamnă că nu este suficientă aplicarea unei reguli generale de tipul „toată lumea merge o dată pe an”. Termenele trebuie urmărite în funcție de indicațiile aplicabile fiecărui post sau categorie de lucrători.
Ce înseamnă, în practică, o „fișă de aptitudine expirată”?
Expresia este folosită frecvent în practică, însă problema juridică este, de fapt, alta: a trecut termenul la care trebuia efectuat următorul examen medical periodic, iar aptitudinea pentru postul respectiv nu a fost reevaluată la timp.
Fișa de aptitudine consemnează concluzia medicului de medicina muncii în urma examinării.
Dacă examenul periodic nu este efectuat conform frecvenței stabilite, angajatorul nu își îndeplinește obligația de a asigura controlul medical periodic.
De aceea, situația nu ar trebui tratată prin simpla programare a angajatului „când se găsește un loc liber”, continuând activitatea fără remedierea rapidă a problemei.
Ce amendă riscă angajatorul?
Legea nr. 319/2006 include printre obligațiile angajatorului atât angajarea persoanelor care corespund medical sarcinii de muncă, cât și asigurarea controlului medical periodic după angajare.
Nerespectarea acestei obligații poate fi sancționată cu amendă între 4.000 și 8.000 de lei.
Riscul nu se limitează însă la amendă.
Dacă între timp are loc un accident de muncă, faptul că examenul medical periodic nu fusese realizat la termen poate deveni relevant în analiza respectării obligațiilor de securitate și sănătate în muncă.
Cine trebuie să urmărească termenul?
Obligația legală aparține angajatorului.
Chiar dacă salariatul trebuie să se prezinte la examinare, compania nu ar trebui să lase exclusiv în sarcina lui urmărirea datei următorului control.
În practică, HR, responsabilul SSM și furnizorul de medicina muncii trebuie să aibă un circuit clar privind:
- evidența termenelor pentru controalele periodice;
- programarea angajaților înainte de scadență;
- transmiterea documentelor necesare medicului;
- urmărirea prezentării la control;
- primirea și arhivarea noii fișe de aptitudine.
Pentru o imagine mai largă asupra responsabilităților companiei, poți consulta și ghidul Lugera privind obligațiile angajatorului în domeniul SSM.
Ce face HR dacă observă că termenul a fost deja depășit?
Prioritatea este programarea cât mai rapidă a salariatului la serviciul de medicina muncii și clarificarea situației cu medicul responsabil de supravegherea sănătății lucrătorilor.
Nu este recomandată „prelungirea” administrativă a valabilității unei fișe de aptitudine de către HR sau tratarea acesteia ca fiind valabilă până la momentul în care compania reușește să organizeze controlul.
Doar medicul de medicina muncii poate evalua aptitudinea lucrătorului și stabili concluzia medicală corespunzătoare.
Dacă problema apare chiar la începutul raportului de muncă, regulile sunt diferite: examenul medical la angajare trebuie efectuat înainte de începerea activității. Lugera explică separat când și cum se realizează examenul medical la angajare.
Cum poate preveni HR expirarea termenelor?
Pentru companiile cu zeci sau sute de salariați, un tabel actualizat manual doar atunci când cineva își amintește de medicina muncii este ușor de scăpat de sub control.
O evidență utilă ar trebui să conțină cel puțin:
angajat → funcție/post → data ultimului examen → frecvența aplicabilă → următorul termen → status programare.
Alertele pot fi stabilite cu suficient timp înainte pentru ca examinarea să fie programată fără ca termenul să fie depășit.
Fișa de aptitudine trebuie, de asemenea, gestionată în documentația de personal. Mai multe despre documentele necesare în relația de muncă găsești în materialul Lugera despre documentele din dosarul de personal.
Controlul periodic nu este doar o dată de bifat în calendar
Rolul examenului este să confirme dacă persoana poate continua activitatea în condițiile concrete ale postului și să identifice eventuale probleme medicale legate de riscurile profesionale.
Pentru HR, cea mai sigură abordare este, prin urmare, una preventivă: termene urmărite centralizat, programări înainte de scadență și colaborare permanentă cu medicina muncii și responsabilul SSM.
Lugera sprijină companiile în administrarea corectă a proceselor de HR și a documentației de personal, astfel încât obligațiile asociate relațiilor de muncă să fie urmărite și aplicate coerent.
Sursa foto: shutterstock.com
