Existența unui canal intern de whistleblowing nu înseamnă că orice suspiciune privind o încălcare a legii va ajunge mai întâi la companie.
Legea nr. 361/2022 permite avertizorului să aleagă între raportarea internă și cea externă, iar Agenția Națională de Integritate a pus la dispoziție platforma Avertizori361 pentru gestionarea raportărilor externe.
Pentru HR și management, implicația este importantă: procedura internă nu trebuie privită doar ca o obligație formală, ci ca un mecanism în care oamenii să aibă motive să aibă încredere.
Poate un angajat să raporteze direct în exterior?
Da.
Legea indică raportarea internă drept principala cale de semnalare, dar avertizorul poate opta pentru canalul extern.
În alegerea sa pot conta, de exemplu:
- riscul de represalii dacă folosește procedura internă;
- posibilitatea ca problema să nu poată fi remediată eficient în interiorul organizației.
Așadar, existența unei adrese de e-mail sau a unui formular intern nu împiedică automat persoana să se adreseze unei autorități competente.
Înainte de orice, trebuie însă stabilit dacă persoana și situația semnalată intră sub protecția Legii nr. 361/2022. Am explicat separat cine poate beneficia de protecția acordată avertizorilor în interes public.
Ce este Avertizori361?
Avertizori361 este platforma electronică națională utilizată pentru raportările externe formulate în temeiul Legii avertizorilor.
Prin intermediul ei pot fi transmise atât sesizarea, cât și documente sau alte informații care o susțin, iar comunicarea ulterioară cu autoritatea competentă se poate desfășura prin canalul securizat.
Raportarea externă către ANI poate fi realizată și prin servicii poștale sau printr-o întâlnire față în față, solicitată în prealabil.
Important pentru angajatori: ANI nu soluționează automat orice problemă semnalată. Dacă sesizarea intră în competența unei alte autorități, aceasta poate fi redirecționată instituției competente.
Orice nemulțumire de la serviciu poate deveni raportare externă?
Nu.
Mecanismul avertizorilor este destinat semnalării unor posibile încălcări ale legii, atunci când informațiile au fost obținute într-un context profesional.
Un conflict personal cu managerul, o nemulțumire privind evaluarea profesională sau o dispută obișnuită între colegi nu devin automat raportări protejate de Legea avertizorilor.
În schimb, pot intra în discuție informații referitoare la încălcări efective sau potențiale ale legii ori la încercări de ascundere a acestora, dacă sunt îndeplinite condițiile prevăzute de lege.
Această delimitare este importantă și pentru HR, deoarece procedura de whistleblowing nu trebuie confundată cu procedura disciplinară, mecanismul de soluționare a reclamațiilor interne sau alte canale de sesizare existente în companie.
Raportarea externă poate fi anonimă?
Da, iar lipsa numelui avertizorului nu determină automat clasarea sesizării.
O raportare anonimă poate fi analizată dacă oferă suficiente informații despre posibila încălcare a legii.
În cazul raportărilor transmise prin platformă este generat un cod care permite accesarea ulterioară a sesizării și completarea acesteia cu informații sau documente.
Există însă o limitare practică: dacă avertizorul nu furnizează date de contact, autoritatea nu îi poate transmite prin metode obișnuite confirmări, solicitări de clarificare sau anumite informări privind evoluția cazului.
Ce ar trebui să verifice compania în propriul canal intern?
Faptul că există o alternativă externă face cu atât mai importantă calitatea mecanismului intern.
Legea cere ca procedura internă să asigure, printre altele:
- confidențialitatea identității avertizorului și a persoanelor menționate;
- accesul la raportare doar al persoanelor autorizate;
- o persoană, un compartiment sau un terț desemnat care să acționeze imparțial și independent;
- confirmarea primirii raportării în cel mult 7 zile calendaristice;
- informarea avertizorului cu privire la stadiul acțiunilor întreprinse, în principiu în cel mult 3 luni;
- informații clare și accesibile despre posibilitatea raportării externe.
Ultimul punct este ușor de trecut cu vederea: procedura internă trebuie să informeze oamenii și despre canalele externe disponibile, nu să creeze impresia că raportarea în interiorul companiei este singura variantă.
Ce se întâmplă dacă HR-ul află că angajatul a raportat extern?
Existența unei raportări externe nu justifică măsuri împotriva persoanei care a făcut sesizarea.
Legea interzice represaliile legate de raportare. În funcție de situație, pot intra în această categorie măsuri precum concedierea, retrogradarea, reducerea salariului, schimbarea programului, evaluările negative sau alte tratamente dezavantajoase determinate de raportare.
Lugera a analizat separat interdicția represaliilor și obligațiile angajatorului față de avertizorii de integritate.
Pentru HR, aceasta înseamnă că orice măsură de personal luată ulterior față de un avertizor trebuie să aibă o justificare profesională reală și documentată, independentă de raportare.
Exemplu practic
Un angajat descoperă documente care, în opinia sa, indică o posibilă încălcare a legii.
Compania are canal intern de whistleblowing, dar angajatul consideră că persoanele vizate sunt suficient de apropiate de management încât raportarea internă ar putea genera represalii sau nu ar putea fi investigată eficient.
În această situație, simpla existență a canalului intern nu îl obligă să îl folosească mai întâi. El poate opta pentru raportarea externă, dacă sunt îndeplinite condițiile Legii nr. 361/2022.
Pentru companie, problema nu este că sesizarea „a ieșit din organizație”, ci dacă procedura internă oferă în practică suficientă independență, confidențialitate și credibilitate.
Ce ar trebui să facă HR-ul acum?
Apariția platformei Avertizori361 este un bun motiv pentru o verificare a procedurilor deja existente.
Merită revăzut dacă salariații știu unde pot raporta, cine gestionează sesizările, cum este protejată identitatea avertizorului, dacă termenele legale sunt respectate și dacă procedura internă conține informații clare despre raportarea externă.
Un canal de whistleblowing funcțional nu are rolul de a împiedica raportările către autorități. Rolul său este să ofere o cale internă credibilă prin care problemele reale să poată fi identificate și investigate corect.
Lugera sprijină angajatorii în administrarea proceselor de HR și în adaptarea procedurilor interne la cerințele legislației muncii și ale reglementărilor aplicabile relației cu angajații.
Sursa foto: shutterstock.com
