Un angajat cu un copil de până la 11 ani solicită patru zile de telemuncă într-o lună. Pentru HR, întrebarea nu este doar dacă activitatea poate fi desfășurată la distanță, ci și cum trebuie formalizată solicitarea.
Codul muncii prevede că salariații care au în întreținere copii de până la 11 ani beneficiază, la cerere, de 4 zile pe lună de muncă la domiciliu sau telemuncă, cu excepția situațiilor în care natura sau felul muncii nu permite lucrul în aceste condiții.
Ce trebuie să conțină cererea angajatului?
Legea nu stabilește un formular-tip.
Pentru o administrare clară, procedura companiei poate cere ca solicitarea să precizeze cel puțin:
- zilele pentru care se solicită lucrul la distanță;
- forma aleasă: telemuncă sau muncă la domiciliu;
- confirmarea că activitatea poate fi desfășurată în condițiile stabilite pentru postul respectiv.
Este importantă și diferența juridică dintre munca la domiciliu și telemuncă, deoarece cele două forme de organizare sunt reglementate diferit.
Când este necesară declarația celuilalt părinte?
Dacă ambii părinți sau reprezentanți legali sunt salariați, cererea pentru cele patru zile trebuie însoțită de o declarație pe propria răspundere a celuilalt părinte.
Din document trebuie să rezulte că acesta nu a solicitat, pentru aceeași perioadă, telemuncă sau muncă la domiciliu în baza aceluiași drept.
Pentru HR, soluția practică este folosirea unui model standard de declarație, astfel încât documentele solicitate să fie aceleași pentru toți angajații aflați în situații comparabile.
Este obligatoriu un act adițional?
Aici răspunsul depinde de situația contractuală existentă.
Legea nr. 81/2018 cere ca desfășurarea activității în regim de telemuncă să fie prevăzută în contractul individual de muncă. Contractul trebuie să includă elemente specifice, precum faptul că activitatea se desfășoară în regim de telemuncă, zilele sau perioada relevantă, modalitatea de evidență a timpului de muncă și responsabilitățile părților.
Prin urmare, dacă CIM-ul nu conține deja clauzele necesare pentru telemuncă, trecerea salariatului în acest regim trebuie formalizată contractual.
Dacă există deja o clauză de telemuncă suficient de largă pentru a acoperi zilele solicitate, HR trebuie să verifice dacă este într-adevăr necesară o nouă modificare contractuală sau dacă solicitarea poate fi gestionată în cadrul deja convenit.
Nu aș porni, așadar, de la regula că fiecare cerere lunară presupune automat un nou act adițional. Important este ca activitatea efectiv desfășurată să fie acoperită de documentele contractuale aplicabile.
Trebuie modificat regulamentul intern?
Codul muncii și Legea telemuncii nu impun expres ca orice companie care acordă aceste zile să introducă obligatoriu în regulamentul intern o secțiune separată intitulată „telemuncă”.
Este însă util ca organizațiile care primesc astfel de solicitări să aibă o procedură internă clară, mai ales pentru:
- modalitatea și termenul de depunere a cererii;
- circuitul de aprobare;
- verificarea documentelor;
- regulile privind echipamentele și securitatea informațiilor;
- evidența zilelor acordate.
Procedura reduce riscul unor abordări diferite de la un manager sau departament la altul.
Cine asigură echipamentele?
Pentru cele patru zile acordate în baza art. 118¹ din Codul muncii există o regulă specială: salariatul trebuie să dispună de mijloacele necesare îndeplinirii atribuțiilor din fișa postului.
Asta nu înseamnă însă că dispar toate obligațiile angajatorului asociate telemuncii, inclusiv cele privind securitatea și sănătatea în muncă, protecția datelor sau organizarea activității.
Poate angajatorul refuza cele patru zile?
Nu este corect ca solicitarea să fie tratată ca un beneficiu complet discreționar.
Codul muncii stabilește dreptul la cele patru zile și indică expres excepția: natura sau felul muncii nu permite desfășurarea activității la distanță.
De exemplu, un post care presupune prezența fizică permanentă la utilaje, servirea directă a clienților sau alte activități imposibil de realizat de la distanță poate intra în această situație.
Acest drept nu trebuie confundat cu solicitarea generală pentru un program individualizat de muncă reglementată separat de art. 118 din Codul muncii, pentru care există reguli proprii privind motivarea refuzului.
Checklist pentru HR
Pentru o cerere de 4 zile de telemuncă, HR ar trebui să verifice:
- dacă salariatul are în întreținere un copil de până la 11 ani;
- dacă activitatea poate fi realizată la distanță;
- dacă este necesară declarația celuilalt părinte;
- dacă actualul CIM acoperă regimul de telemuncă;
- dacă sunt îndeplinite cerințele specifice privind desfășurarea activității la distanță.
O procedură simplă și documente standardizate permit companiei să gestioneze aceste cereri fără să transforme fiecare solicitare într-un proces administrativ complicat.
Pentru o imagine mai largă asupra drepturilor aplicabile părinților, inclusiv situațiile în care legea prevede mai mult de patru zile, poate fi consultat și ghidul Lugera despre munca la domiciliu și telemunca pentru angajații-părinți.
Lugera sprijină companiile în administrarea proceselor de HR și a documentației de personal, astfel încât formele flexibile de muncă să fie implementate corect și coerent.
Sursa foto: shutterstock.com
