În contextul digitalizării sistemului de evidență a salariaților, Reges-Online introduce noi reguli privind suspendarea contractelor individuale de muncă. Angajatorii sunt obligați să transmită în platformă informații complete și corecte despre toate tipurile de suspendări, cu respectarea strictă a termenelor legale.
Ce presupune raportarea suspendărilor în Reges-Online?
Conform HG nr. 295/2025, angajatorii trebuie să înregistreze în Reges-Online:
- perioada suspendării;
- temeiul legal al suspendării;
- data încetării suspendării (dacă este cunoscută la momentul raportării).
Termene de raportare:
- Cel târziu în ziua anterioară începerii sau încetării suspendării;
- Trei zile lucrătoare de la data înregistrării în cazurile de:
- concedii medicale;
- absențe nemotivate;
- forță majoră.
Nerespectarea acestor termene atrage sancțiuni între 3.000 și 5.000 lei pentru fiecare caz de suspendare nedeclarat corespunzător.
Care sunt situațiile de suspendare reglementate?
Suspendările pot apărea:
- de drept (fără intervenția părților, dar obligatoriu raportate);
- la inițiativa angajatului sau a angajatorului.
Exemple de suspendări de drept:
- concediu medical;
- concediu de maternitate/paternitate;
- carantină;
- exercitarea unei funcții publice sau sindicale;
- concediu pentru creșterea copilului;
- absențe nemotivate;
- arest preventiv;
- suspendarea avizelor/autorizațiilor;
- starea de urgență sau asediu.
Suspendări la inițiativa părților:
- concediu fără plată;
- participare la grevă;
- formare profesională;
- șomaj tehnic (art. 52 alin. 1 lit. c Codul muncii);
- detașare;
- acord părți (pentru interese personale).
Reges-Online: opțiuni pentru gestionarea suspendărilor
Aplicația Reges-Online permite o gestiune eficientă a suspendărilor prin următoarele funcționalități:
- Inițiere suspendare – selectarea contractului, alegerea temeiului legal și completarea datei de început (data de încetare este opțională);
- Modificare suspendare – ajustarea detaliilor unei suspendări deja înregistrate (ex: prelungirea unui concediu medical);
- Încetare suspendare – introducerea obligatorie a datei de reluare a activității;
- Anulare suspendare – eliminarea unei suspendări înregistrate eronat.
Toate opțiunile sunt însoțite de liste clare cu temeiurile legale, ceea ce reduce semnificativ riscul de eroare.
În contextul obligațiilor de raportare în Reges-Online, specialiștii în payroll și resurse umane trebuie să acorde o atenție deosebită corelării dintre evidențele salariale și statutul contractual al angajaților. Suspendările afectează direct calculul salariilor, al contribuțiilor și al documentelor aferente lunare, motiv pentru care integrarea acestor date în fluxul de salarizare este esențială pentru menținerea acurateței și a conformității fiscale, mai ales în cazul controalelor sau modificărilor legislative frecvente.
Concluzie
Raportarea corectă și la timp a situațiilor de suspendare a contractului de muncă în Reges-Online este esențială pentru conformitatea legală. Deși platforma oferă instrumente intuitive, angajatorii trebuie să înțeleagă temeiurile legale ale fiecărei suspendări și să respecte cu strictețe termenele de raportare.
Ignorarea obligațiilor poate duce la sancțiuni costisitoare, dar mai ales la pierderea încrederii în relația cu salariații și autoritățile. Implementarea unor proceduri interne clare și formarea personalului responsabil cu gestionarea registrelor sunt pași indispensabili pentru o tranziție fără incidente.
Sursă foto: shutterstock.com
