- Problema: Administratorii firmelor din România care NU sunt cetățeni români nu pot accesa Reges-Online pentru înregistrarea companiei, din lipsa unui cont ROeID sau a unei semnături electronice calificate.
- Soluția: Mandatarea unui împuternicit român cu acces digital valid – prin procură notarială.
- Atenție: Riscurile sunt reale – pierderea controlului, responsabilitatea legală a angajatorului și expunerea datelor personale.
✅ Găsești în articol: pașii de urmat, model de procură, riscuri + recomandări pentru firme.
Digitalizarea administrației muncii din România a adus o schimbare majoră în modul de raportare a contractelor de muncă: Reges-Online a devenit platforma unică pentru evidența electronică a salariaților. Însă pentru angajatorii cu administratori cetățeni străini, conectarea în sistem ridică probleme concrete, legate de identitatea digitală și accesul la platformă. Cum se pot înregistra aceștia în Reges-Online, dacă nu au semnătură electronică românească sau cont ROeID?
Reges și administratorii străini. Care este problema?
Accesul în Reges-Online se face exclusiv prin autentificare electronică – fie prin cont ROeID, fie cu o semnătură electronică calificată. Însă mulți administratori străini ai firmelor din România (în special cei fără rezidență fiscală) nu pot obține aceste mijloace de autentificare.
Deși există teoretic opțiunea autentificării prin sistemul european eIDAS, în practică aceasta rămâne dificil de implementat: puțini administratori străini dețin o identitate digitală eIDAS recunoscută de sistemul românesc, iar procesul de validare poate fi lent și incert.
Soluția practică: procura notarială și un împuternicit cu semnătură electronică
În lipsa unei identități digitale românești, singura cale viabilă este mandatarea unui împuternicit.
Pașii de urmat:
- Administratorul străin întocmește o procură notarială specială, prin care împuternicește o persoană (de regulă un cetățean român) să acționeze în numele său.
- Împuternicitul trebuie să dețină un cont ROeID sau o semnătură electronică calificată.
- După conectarea în Reges-Online, împuternicitul obține accesul pentru societate și poate ulterior delega drepturi către alte persoane din firmă (ex: HR intern sau prestator extern).
- Accesul astfel creat trebuie administrat cu responsabilitate, deoarece angajatorul rămâne răspunzător legal pentru toate operațiunile din registru.
Riscuri și măsuri de precauție
➡️ Pierdere de control – Dacă relația cu împuternicitul se deteriorează, firma poate rămâne fără acces la propriul cont.
➡️ Răspundere legală – Chiar dacă erorile sunt comise de împuternicit, amenzile se aplică angajatorului.
➡️ GDPR și protecția datelor – Împuternicitul va avea acces la datele personale ale angajaților. Este esențial să existe clauze de confidențialitate și acorduri scrise solide.
Ce trebuie să conțină procura?
- Obiectul mandatului trebuie să fie limitat: obținerea accesului inițial și delegarea ulterioară.
- Poate fi stabilită o durată limitată de valabilitate.
- Procura trebuie autentificată și, dacă este emisă în străinătate, apostilată sau supralegalizată, conform convențiilor internaționale.
Recomandări pentru angajatori
🔹 Alegeți cu grijă împuternicitul – integritate, profesionalism, experiență în administrarea digitală.
🔹 Creați rapid un sistem de delegare internă – după ce obține accesul, împuternicitul trebuie să acorde drepturi de utilizator către HR sau payroll.
🔹 Implementați politici clare privind responsabilitățile și securitatea datelor.
Ce poate face Statul mai bine?
Problema accesului administratorilor străini la Reges-Online scoate în evidență limitările actuale ale sistemului. Pe termen lung, o soluție sustenabilă ar putea fi:
- Integrarea extinsă a autentificării prin eIDAS (pentru cetățeni UE),
- Crearea unui mecanism simplificat de identitate digitală temporară pentru non-rezidenți.
Concluzie
Pentru firmele cu administratori străini, Reges-Online a devenit un obstacol birocratic, dar unul ce poate fi depășit printr-un plan clar, atenție la detalii și o echipă de suport pregătită. Soluția prin procură notarială este funcțională, însă angajatorii trebuie să fie conștienți de responsabilitățile și riscurile pe care le presupune delegarea accesului digital.
Întrebări frecvente (FAQ)
- Poate administratorul străin obține cont ROeID?
Nu, doar cetățenii români pot obține cont ROeID. Administratorii străini au nevoie de alternative. - Este validă o procură întocmită în străinătate?
Da, dacă este autentificată și apostilată conform convenției de la Haga sau supralegalizată. - Se poate schimba împuternicitul ulterior?
Da, dar doar dacă noul împuternicit primește acces prin delegare sau se emite o nouă procură. - Firma de contabilitate poate fi împuternicitul?
Da, dacă are semnătură electronică și dacă relația contractuală prevede această responsabilitate.
Sursă foto: shutterstock.com
