Odată cu implementarea integrală a sistemului REGES-Online, începând cu 1 octombrie 2025, angajatorii vor fi supuși unui regim sancționatoriu mai strict în ceea ce privește evidența relațiilor de muncă. Hotărârea Guvernului nr. 295/2025 nu doar că introduce un cadru digital modern pentru înregistrarea salariaților, dar aduce și modificări substanțiale în ceea ce privește contravențiile și amenzile aplicabile pentru nerespectarea obligațiilor.
Dacă până acum, sancțiunile vizau în mod general neregulile în completarea registrului, noua reglementare prevede clarificări suplimentare și o individualizare expresă a amenzilor pentru fiecare caz de neconformare, crescând astfel presiunea asupra angajatorilor de a respecta cu strictețe termenele și conținutul raportărilor.
Amenzi pentru netransmiterea contractelor de muncă
Una dintre cele mai importante sancțiuni vizează netransmiterea în termen a elementelor contractului individual de muncă, atunci când există dovada că munca a fost prestată și salariul a fost plătit.
În forma actuală a HG 295/2025, amenda aplicabilă este între 3.000 și 5.000 de lei, dar ceea ce aduce o diferență semnificativă este faptul că această sancțiune se aplică pentru fiecare persoană neînregistrată în registru.
În plus, este introdus un element de corelare cu sistemul fiscal: în cazurile în care veniturile sunt declarate la ANAF, dar lipsesc din REGES-Online, inspectorii de muncă pot interpreta situația ca o încălcare gravă a obligațiilor de evidență.
Această prevedere ridică și semne de întrebare: este posibil să vizeze și situațiile în care contractele civile maschează raporturi de muncă, iar recalificarea de către autorități generează obligații retroactive.
Detașările neevidențiate, sancționate individual
Un alt punct important din regimul sancționatoriu REGES-Online este referitor la detașările interne și transnaționale. Dacă anterior, amenda era generală, în noua reglementare se menționează explicit că sancțiunea se aplică pentru fiecare caz de detașare care nu este înregistrat în registru.
Valoarea amenzii este cuprinsă între 3.000 și 5.000 de lei.
Obligația de a păstra dosarul de personal
Conform noilor prevederi, angajatorii trebuie să păstreze dosarul personal al salariatului la sediul principal sau, după caz, la sediul secundar dacă acolo s-a făcut încadrarea.
Nerespectarea acestei obligații atrage o amendă între 3.000 și 6.000 de lei, față de maximum 5.000 de lei cât se prevedea anterior. Creșterea sancțiunii reflectă importanța pe care autoritățile o acordă trasabilității documentelor de muncă în contextul digitalizării proceselor administrative.
Neeliberarea documentelor către salariat
Refuzul sau întârzierea în eliberarea adeverințelor privind vechimea, activitatea sau salariul ori a copiilor documentelor din dosarul de personal este sancționat cu o amendă de la 3.000 la 5.000 de lei.
Aceasta reprezintă o majorare substanțială față de reglementarea anterioară, unde amenzile erau situate între 300 și 1.000 de lei. Prin această măsură se urmărește asigurarea transparenței și a accesului angajatului la informațiile care îl privesc.
Ce dispare din regimul sancționatoriu?
Un element care nu mai apare în noul cadru este sancțiunea expresă pentru refuzul angajatorului de a pune la dispoziția inspectorului de muncă documentele care au stat la baza înregistrărilor în registru. Deși această omisiune ar putea fi completată ulterior, este de reținut că autoritățile pot recurge la alte mecanisme legale în caz de obstrucționare a controlului.
Concluzii
HG 295/2025 introduce un regim sancționatoriu mai detaliat și, pe alocuri, mai sever decât cel prevăzut de HG 905/2017. Pe lângă cuantumul majorat al unora dintre amenzi, noutatea fundamentală este aplicarea acestora pentru fiecare caz în parte, ceea ce poate duce rapid la sume considerabile în situații de neconformare sistematică.
Este esențial ca angajatorii să își revizuiască politicile interne privind gestionarea contractelor, transmiterea datelor în registru și arhivarea documentelor, pentru a evita sancțiunile semnificative ce vor fi aplicabile odată cu tranziția completă la REGES-Online, începând cu 1 octombrie 2025.
Sursă foto: shutterstock.com
