Tranziția la Reges‑Online impune noi cerințe și rigori pentru completarea datelor în registrul digital al salariaților. Pentru cei care gestionează salarizarea și relațiile de muncă, următoarele zece puncte rezumă aspectele pe care trebuie să le stăpânească.
Riscurile pentru nerespectarea termenului de migrare
Angajatorii care nu își finalizează tranziția la Reges‑Online până la data stabilită riscă amenzi semnificative: între 15.000‑20.000 lei pentru întârzierea migrației și între 5.000‑10.000 lei pentru omisiuni din datele care nu erau cerute de Revisal. După termenul limită, Revisal nu va mai fi utilizabil.
Data de producere a efectelor vs. data înregistrării
Orice informație înregistrată în Reges‑Online trebuie să reflecte momentul în care produce efecte legale, nu pur și simplu momentul în care se introduce. De exemplu, modificarea nivelului studiilor sau a programului de lucru se completează cu data de la care acestea devin aplicabile.
Nivelul studiilor: ce se completează în Reges‑Online
Reges‑Online cere să fie introdus nivelul de studii necesar ocupării postului, nu neapărat nivelul real de educație al angajatului, dacă acesta depășește ce este solicitat pentru postul respectiv.
Data încetării CIM și momentul operării în Reges
Data încetării unui contract individual de muncă și data la care aceasta se înscrie în registru nu trebuie să fie identice. Importante sunt:
- să nu se înregistreze după data încetării,
- să se respecte termenul‑limită legal.
Pentru contractele care încetează în zile nelucrătoare, înregistrarea ar trebui făcută în ultima zi lucrătoare anterioară.
Locul muncii: telemuncă, mobilitate, salariați mobili
- Pentru telesalariaţi, contractul trebuie să includă specific clauza de telemuncă; dacă adresa nu este stabilită, nu există loc fix de completat în registru.
- Pentru activități mobile, se poate utiliza câmpul „Alte detalii” pentru a menţiona aria reală de activitate.
- Programul de lucru, clauzele privind locul muncii și mobilitatea trebuie să fie clare și reflectate corespunzător în Reges‑Online.
Suspendările, inclusiv cele medicale
Reges‑Online impune înregistrarea suspendărilor de contract individual de muncă, inclusiv cele cauzate de concediile medicale. Nu toate tipurile de concedii speciale (maternitate, boală profesională, risc maternal etc.) implică suspendarea care trebuie înscrisă – depinde de textul legii pentru fiecare caz.
Detașările și modificările asociate
Dacă un salariat este detașat, nu doar decizia de detașare trebuie raportată, ci și schimbările pe care aceasta le implică: locul muncii, salariul, programul de lucru etc. Datele trebuie transmise în timp util pentru a reflecta realitatea profesională.
Acte adiționale vs. simple corecții
- Pentru modificări esențiale (funcţie, salariu, locul muncii, durată, normă de lucru) este nevoie de act adițional semnat de ambele părți.
- Corecțiile (greșeli materiale) pot fi remediate fără act adițional, dacă legea și procedura o permit, dar trebuie documentate și transparente.
Adeverințe și extrase: obligația continuă
Chiar dacă salariații pot accesa informațiile din Reges‑Online, angajatorii sunt obligați să elibereze adeverințe la cerere (vechime, etc.). Nerespectarea obligației de a furniza adeverințe poate atrage sancțiuni mai mari în Reges decât în vechiul sistem.
Concluzii pentru HR & payroll
Operarea în Reges‑Online nu este numai o chestiune de transmitere de date, ci implică adaptarea proceselor de HR și salarizare, actualizarea dosarelor de personal, asigurarea transparenței și conformității legale. O abordare proactivă și clară înainte de deadline este esențială pentru a evita sancțiunile și disconfortul operațional.
Sursă foto: shutterstock.com
