Mobilitatea angajaților – fie că este vorba despre delegări, detașări sau activitate în teren – impune o bună planificare administrativă și fiscală din partea angajatorilor. Orice deplasare în afara locului obișnuit de muncă generează obligații suplimentare, iar lipsa documentației adecvate poate atrage sancțiuni sau impozitarea suplimentară a veniturilor.
Analizăm cele mai frecvente forme de mobilitate și formalitățile necesare pentru a menține conformitatea legală.
Delegarea – o schimbare temporară decisă de angajator
Delegarea este una dintre cele mai des întâlnite situații de mobilitate. Se face din inițiativa angajatorului și presupune mutarea temporară a salariatului într-un alt loc de muncă.
Ce este obligatoriu să conțină decizia de delegare:
- Perioada exactă (durata delegării)
- Destinația (unde lucrează temporar)
- Scopul deplasării (de ce are loc delegarea)
🔎 Dacă perioada delegării depășește 60 de zile într-un an, este necesar acordul scris al salariatului.
Cheltuieli acoperite:
- Transport
- Cazare
- Indemnizație de delegare (diurnă)
Este recomandat ca toate aceste condiții să fie reglementate în regulamentul intern, contractul colectiv de muncă sau o procedură internă clară.
Mobilitatea permanentă – clauza de mobilitate în contract
Un salariat cu activitate în mai multe locuri trebuie să aibă clauza de mobilitate inclusă expres în contractul individual de muncă.
Aceasta trebuie să prevadă:
- Faptul că salariatul nu are un loc fix de muncă
- Suma acordată lunar ca indemnizație de mobilitate (aceasta este obligatorie)
- Modul în care se acoperă cheltuielile de deplasare
📌 Indemnizația de mobilitate trebuie acordată permanent (nu doar în lunile cu deplasări) și declarată în registrul electronic de evidență a salariaților (Reges-Online).
Documente recomandate pentru justificare:
- Foi de parcurs
- Raportări de activitate
- Bonuri, pontaje, extrase de tahograf (pentru șoferi)
Detașarea – angajatul lucrează temporar la alt angajator
Detașarea presupune trimiterea salariatului, temporar, să lucreze pentru un alt angajator. Are loc cu acordul salariatului și implică o dispoziție de detașare.
Aspecte cheie:
- Durata inițială este de maximum 6 luni, cu posibilitatea de prelungire în condiții speciale
- Salariatul poate refuza detașarea doar pentru motive personale temeinice
Detașarea transnațională – lucrul în alt stat UE
Pentru detașările în străinătate, este esențial ca salariatul să rămână în relație de muncă cu angajatorul român și să existe un contract între firma din România și partenerul din statul gazdă.
Ce trebuie pregătit:
- Formularul A1 – atestă plata contribuțiilor sociale în România
- Dovada remunerației conforme cu legislația locală
- Documente pentru cheltuielile de transport, cazare și masă
- Justificarea indemnizației de detașare (compensarea disconfortului)
- Fișe de pontaj, documente de transport și facturi justificative
🛑 Dacă nu există documentație clară, autoritățile fiscale pot reclasifica indemnizațiile și decontările ca venituri salariale impozabile.
Atenție la implicațiile fiscale și la protecția datelor
Pe lângă documentele administrative, angajatorii trebuie să țină cont și de:
- Tratatele de evitare a dublei impuneri (dacă detașarea depășește 183 de zile/an)
- GDPR – mai ales când colaborarea implică transfer de date personale către parteneri externi
Concluzie
Indiferent de forma mobilității – delegare, mobilitate permanentă sau detașare transnațională – cheia respectării legii constă în documentarea riguroasă și adaptarea contractelor de muncă și procedurilor interne.
Este recomandabil ca angajatorii să revizuiască periodic contractele, să actualizeze regulamentul intern și să colaboreze cu specialiști în legislația muncii pentru a evita interpretări greșite sau sancțiuni fiscale.
Întrebări frecvente (FAQ)
- Este obligatorie includerea clauzei de mobilitate în contract?
👉 Da, dacă salariatul se deplasează constant, aceasta este necesară pentru legalitatea indemnizației de mobilitate. - Se poate acorda indemnizație de mobilitate fără clauză în CIM?
👉 Nu. În lipsa clauzei, indemnizația poate fi reclasificată de ANAF ca venit salarial integral impozabil. - Poate un salariat refuza detașarea?
👉 Doar în cazuri personale temeinice, justificate în scris. În general, detașarea se face cu acordul părților. - Este Formularul A1 opțional în detașările externe?
👉 Nu. Este esențial pentru a dovedi plata contribuțiilor sociale în România și pentru a evita dubla impunere. - Ce se întâmplă dacă nu documentăm delegarea sau mobilitatea?
👉 ANAF poate reclasifica sumele nejustificate ca venituri salariale, aplicând impozite și contribuții sociale suplimentare, plus penalități.
Sursă foto: shutterstock.com
