Odată cu intrarea în vigoare a HG nr. 295/2025, sistemul Reges-Online aduce o schimbare importantă în evidența relațiilor de muncă: obligația angajatorilor de a înregistra gradul de handicap sau invaliditate al angajaților. Această cerință vizează toate contractele active și presupune introducerea în platforma online a unor date esențiale din certificatele oficiale.
Deși nu implică încărcarea documentelor justificative în sistem, noua obligație are implicații administrative și legale majore. Este important ca angajatorii să înțeleagă corect ce se cere, care este scopul măsurii și cum trebuie implementată în practică.
Ce înseamnă, concret, această obligație?
Reges-Online include câmpuri noi dedicate salariaților cu handicap sau grad de invaliditate, ce trebuie completate de angajator pentru fiecare persoană în parte, dacă este cazul. Aceste câmpuri includ:
- Gradul și tipul de handicap (ușor, mediu, accentuat, grav);
- Gradul și tipul de invaliditate (I, II, III);
- Numărul certificatului de încadrare;
- Data de început și de sfârșit a valabilității certificatului.
‼️ Atenție: această raportare nu se aplică doar contractelor noi, ci și celor deja active. Angajatorii trebuie să actualizeze aceste informații pentru salariații existenți până la 30 septembrie 2025.
Trebuie încărcate certificatele în platformă?
Nu. Conform actualei structuri a platformei Reges-Online și în lipsa unei obligații explicite în HG 295/2025, angajatorii nu trebuie să încarce certificatele în platformă, ci doar să introducă datele esențiale din acestea.
Motivația este dublă:
- Reges-Online este o bază de date, nu o arhivă electronică de documente;
- Datele privind sănătatea sunt sensibile (GDPR), iar stocarea lor centralizată ar presupune măsuri tehnice și justificări legale suplimentare.
Prin urmare, certificatul de handicap trebuie păstrat în dosarul personal al salariatului, într-un format securizat, și prezentat doar la cererea autorităților.
Care este scopul real al acestei obligații?
Măsura are mai multe obiective administrative și strategice:
- Monitorizare statistică națională
Autoritățile vor putea evalua gradul de ocupare a persoanelor cu dizabilități și vor putea genera rapoarte centralizate, utile inclusiv pentru raportările către UE.
- Verificarea cotei de angajare impuse prin Legea 448/2006
Conform legii, companiile cu peste 50 de salariați trebuie să angajeze în proporție de cel puțin 4% persoane cu handicap, altfel suportă obligații financiare suplimentare. Datele din Reges-Online permit verificarea automată a respectării acestei cote, fără controale fizice.
- Posibil sprijin pentru politici de incluziune
Pe termen lung, datele colectate ar putea fundamenta programe naționale de sprijin pentru angajatorii care integrează persoane cu dizabilități.
Ce trebuie să facă angajatorii?
Pentru a se conforma noilor cerințe, angajatorii trebuie:
- Să colecteze datele din certificatele de handicap/invalitate
Aceasta presupune o procedură internă clară, notificarea salariaților și respectarea GDPR.
- Să completeze corect câmpurile noi din Reges-Online
Datele trebuie introduse complet și corect, în termenul prevăzut, pentru toți salariații vizați.
- Să păstreze certificatele în dosarul personal al salariatului
Nu se încarcă în platformă, dar trebuie să existe la dosar și să fie puse la dispoziția ITM la nevoie.
- Să pregătească firma pentru posibile controale
ITM va putea verifica automat respectarea cotei de 4%, iar nerespectarea obligației de raportare poate atrage sancțiuni.
Concluzie
Înregistrarea gradului de handicap în Reges-Online nu este doar o chestiune birocratică, ci un pas important pentru digitalizarea și transparentizarea pieței muncii. Pentru angajatori, aceasta înseamnă asumarea unui nou set de responsabilități administrative care vizează nu doar conformitatea, ci și respectarea drepturilor persoanelor cu dizabilități.
Implementată corect, această obligație contribuie la o evidență mai clară a structurii forței de muncă și la consolidarea unor politici active de incluziune socială.
Sursă foto: shutterstock.com
