În legislația muncii din România, indemnizația de delegare și indemnizația de mobilitate au regimuri juridice și fiscale distincte, iar aplicarea corectă a acestora este crucială pentru evitarea litigiilor de muncă, sancțiunilor fiscale și a recalificării sumelor acordate. Deși ambele presupun deplasarea salariatului, ele operează în contexte diferite și presupun obligații separate pentru angajator.
Ce este delegarea și când se acordă indemnizația de delegare
Potrivit Codului muncii, delegarea reprezintă situația în care un salariat, angajat cu loc de muncă fix, este trimis temporar de angajator să-și desfășoare activitatea într-un alt loc decât cel prevăzut în contractul individual de muncă (CIM).
Această deplasare se face în interesul angajatorului și nu presupune suspendarea contractului de muncă, ci doar o modificare temporară a locului de muncă. În acest context, salariatul are dreptul la:
- decontarea cheltuielilor de transport;
- acoperirea cheltuielilor de cazare;
- indemnizația de delegare, acordată doar pe durata deplasării.
Această indemnizație nu este recurentă, ci se acordă strict pentru perioada în care salariatul este efectiv delegat, în baza unei decizii scrise a angajatorului care trebuie să conțină:
- numele salariatului delegat;
- perioada delegării (maximum 60 de zile calendaristice, cu posibilitate de prelungire);
- locația și motivul delegării;
- precizări privind drepturile financiare acordate.
Important: dacă angajatorul omite să acorde indemnizația de delegare, salariatul are posibilitatea de a solicita în instanță plata retroactivă a acesteia, așa cum s-a întâmplat deja în mai multe spețe.
Clauza de mobilitate și indemnizația permanentă
Pe de altă parte, mobilitatea este o clauză distinctă, ce trebuie inserată în contractul individual de muncă încă de la început, dacă natura postului implică deplasări frecvente și continue, fără un loc de muncă fix. Aceasta este tipică pentru posturi precum:
- agenți de vânzări,
- inspectori de teren,
- consultanți externi,
- tehnicieni mobili.
În acest caz, salariatul nu primește o decizie de delegare punctuală, ci are dreptul în mod constant la o indemnizație de mobilitate, acordată indiferent de câte deplasări efective are într-o lună. Această sumă poate fi acordată în bani și/sau în natură și trebuie detaliată în contract.
Spre deosebire de delegare, mobilitatea nu este temporară, ci caracterizează întregul mod de desfășurare a activității.
Diferențele esențiale între delegare și mobilitate
| Element | Delegare | Mobilitate |
|---|---|---|
| Locul de muncă | Fix, menționat în CIM | Nu există loc fix de muncă |
| Frecvența deplasărilor | Ocazională, temporară | Permanentă, continuă |
| Regim juridic | Stabilit prin decizie unilaterală | Inclus în contractul de muncă |
| Indemnizație | Acordată doar în perioada delegării | Acordată constant, lunar |
| Documente necesare | Decizie de delegare | Clauză în CIM |
De ce este importantă încadrarea corectă
Încadrarea greșită a unei situații de mobilitate ca delegare sau invers poate avea consecințe fiscale și juridice semnificative. În cazul unui control al autorităților (ANAF, ITM), o indemnizație de mobilitate acordată în lipsa unei clauze contractuale poate fi recalificată ca venit salarial, cu toate contribuțiile aferente. La fel, neacordarea indemnizației de delegare poate atrage amenzi și daune în instanță.
Mai mult, în contextul utilizării sistemului REGES-Online, angajatorii trebuie să declare corect locul muncii și orice modificare legată de acesta, ceea ce implică și o distincție clară între delegare și mobilitate.
Concluzie
Indemnizația de delegare este un drept clar și reglementat, ce se acordă doar în cazuri punctuale, în baza unei decizii scrise, atunci când salariatul cu loc de muncă fix este trimis temporar într-o altă locație. În schimb, mobilitatea implică o deplasare constantă, stipulată în contract, și o indemnizație acordată permanent.
Pentru a evita riscurile juridice și fiscale, angajatorii trebuie să înțeleagă diferențele între cele două regimuri și să documenteze corect fiecare situație. Adaptarea contractelor, introducerea corectă a clauzelor și acordarea indemnizațiilor potrivite sunt pași esențiali în respectarea legislației muncii.
Pentru specialiștii din departamentul de payroll, încadrarea corectă a salariaților ca fiind în delegare sau în mobilitate este esențială, deoarece determină nu doar modul de calcul al indemnizațiilor, ci și tratamentul fiscal al acestora. Indemnizația de delegare are un regim fiscal diferit față de cea de mobilitate și este supusă unor plafoane neimpozabile, iar orice eroare de clasificare poate atrage recalculări, obligații fiscale suplimentare și, în unele cazuri, amenzi. Prin urmare, colaborarea strânsă între HR, payroll și juridic este vitală pentru conformitate și optimizarea costurilor salariale.
Sursă foto: shutterstock.com
