Gestionarea concediilor medicale a devenit un proces semnificativ mai complex odată cu intrarea în vigoare a HG 295/2025 și cu tranziția la sistemul digital Reges-Online. Deși baza legală privind acordarea și plata concediilor medicale rămâne în continuare OUG 158/2005, introducerea Reges-Online a impus o serie de noi obligații administrative, cu termene stricte și responsabilități clar delimitate pentru angajatori. În acest context, gestionarea corectă a concediilor nu este doar o cerință procedurală, ci și un factor esențial în evitarea sancțiunilor și în menținerea conformității organizaționale.
Baza legală a concediilor medicale
Concediile medicale sunt reglementate prin:
- OUG 158/2005 – stabilește condițiile de acordare și calcul al indemnizațiilor;
- Codul muncii (Legea 53/2003) – prevede că incapacitatea temporară de muncă reprezintă o cauză legală de suspendare a contractului individual de muncă (CIM);
- HG 295/2025 – introduce obligația explicită de raportare a suspendărilor în Reges-Online.
Obligațiile angajatorului în Reges-Online
Conform HG 295/2025, angajatorii trebuie să:
- înregistreze suspendarea CIM cauzată de concediul medical în termen de 3 zile lucrătoare de la primirea certificatului;
- opereze încetarea suspendării în sistem, de regulă cu o zi înainte de reluarea activității, deși textul normativ nu oferă un termen expres și poate genera interpretări divergente;
- păstreze evidența completă și corectă a documentației medicale, cu accent pe termenul de transmitere și verificarea exactă a datelor înscrise.
Neconformitatea cu aceste obligații poate atrage sancțiuni contravenționale. Astfel, este esențial ca specialiștii din HR și payroll să trateze aceste termene cu rigurozitate, în special în contextul în care întârzierea în raportare poate afecta nu doar angajatorul, ci și plata corectă și la timp a indemnizației salariatului.
Pașii esențiali în gestionarea concediului medical
- Notificarea angajatorului – Salariatul trebuie să anunțe incapacitatea de muncă cât mai curând, preferabil prin canale rapide (email, telefon).
- Depunerea certificatului medical – Conform normelor OUG 158/2005, certificatul trebuie transmis până la data de 5 a lunii următoare celei pentru care a fost emis.
- Verificarea certificatului – HR sau persoana responsabilă verifică datele de identificare, perioada concediului, codul de diagnostic, codul indemnizației, semnătura și parafa medicului.
- Operarea suspendării în Reges-Online – Suspendarea CIM este raportată în termenul legal.
- Raportarea încetării suspendării – La revenirea angajatului, încetarea suspendării se înregistrează, în lipsa unui termen expres, cu o zi înainte de reluarea activității, conform regulii generale.
Ce trebuie să știe salariații
- Au dreptul la concediu medical dacă sunt asigurați și obțin un certificat medical valid;
- Trebuie să notifice angajatorul fără întârziere;
- Să respecte termenul de predare a certificatului pentru a evita întârzierea plății indemnizației;
- Să verifice corectitudinea datelor personale transmise în sistem;
- Să cunoască diferența între salariu și indemnizație: pe durata concediului medical nu se acordă salariu, ci o indemnizație de asigurări sociale proporțională cu diagnosticul și tipul concediului.
Recomandări pentru angajatori
- Implementarea unui flux intern documentat, care să includă toate etapele de gestionare a concediilor medicale;
- Instruirea personalului administrativ cu privire la termenele de raportare în Reges-Online;
- Încheierea de contracte de externalizare HR/payroll care să prevadă în mod explicit obligația prestatorului de a comunica rapid evenimentele ce țin de suspendarea și reluarea activității;
- Utilizarea unui sistem informatic integrat care să permită corelarea cu cerințele Reges-Online și generarea automată de notificări pentru termene-limită.
Concluzie
HG 295/2025 nu modifică în sine regimul medical al concediilor, dar creează un nou cadru procedural, mai strict, pentru angajatori. Aplicarea riguroasă a prevederilor legale și o bună coordonare între salariat, management și departamentele administrative devin factori esențiali pentru a menține conformitatea și a evita sancțiunile. În era digitalizării, responsabilitatea administrativă crește și necesită investiții în educația procedurală a tuturor actorilor implicați, de la angajator și HR, până la salariat.
Sursă foto: shutterstock.com
