Gestionarea corectă a încetării contractelor individuale de muncă implică nu doar respectarea prevederilor legale privind conținutul documentelor, ci și respectarea termenului în care informația este transmisă în Registrul General de Evidență a Salariaților (Reges). Un aspect care ridică frecvent întrebări în rândul profesioniștilor din HR și payroll este următorul: trebuie sau nu ca data efectivă a încetării contractului să coincidă cu momentul operării în Reges?
Ce spune legea: diferența dintre data faptului și momentul înregistrării
Potrivit HG nr. 295/2025, data încetării contractului este distinctă de momentul la care aceasta trebuie transmisă în registru.
- Data încetării este ultima zi în care contractul de muncă este în vigoare, ziua de la care salariatul nu mai are obligația de a presta muncă, iar angajatorul nu mai are obligația de a plăti salariul. Poate rezulta din acordul părților, o decizie unilaterală sau interveni de drept.
- Data transmiterii în Reges trebuie să fie cel târziu aceeași cu data încetării. Nu este nevoie ca cele două să coincidă, dar transmiterea nu poate fi ulterioară.
Această regulă transformă gestionarea încetărilor de contract într-un proces care necesită atenție și planificare – mai ales în perioade aglomerate sau în preajma sărbătorilor legale.
Cazuri frecvente și exemple practice
- Încetare într-o zi lucrătoare
Dacă un contract încetează într-o zi de vineri, angajatorul poate introduce datele în Reges în aceeași zi sau chiar cu o zi înainte. În ambele cazuri, sistemul va reflecta corect data efectivă a încetării, fără riscuri pentru conformitate.
- Încetare într-o zi nelucrătoare (sâmbătă/duminică/sărbătoare legală)
Legea nu permite decalarea înregistrării pentru următoarea zi lucrătoare. Astfel, dacă încetarea are loc într-o zi de weekend, datele trebuie introduse până cel târziu în ziua anterioară lucrătoare. O întârziere poate atrage sancțiuni contravenționale.
- Evenimente neprevăzute – cum este gestionată „data luării la cunoștință”
Pentru situații speciale (ex: decesul angajatului sau decizii judecătorești definitive), termenul de operare nu se calculează de la data încetării în sens juridic, ci din momentul în care angajatorul află în mod oficial despre acel eveniment.
Recomandări pentru echipele de HR și payroll
- Planificați din timp înregistrările în Reges, în special în cazul în care data încetării este cunoscută anticipat.
- Evitați introducerea datelor în zile nelucrătoare – operațiunea ar trebui făcută anterior acestora.
- Documentați momentul în care ați luat la cunoștință despre situațiile excepționale (pentru a justifica o operare ulterioară).
- Verificați dacă toate încetările sunt reflectate în timp util în sistem, pentru a nu genera întârzieri în obținerea de beneficii (ex. indemnizație de șomaj).
- Acordați atenție interacțiunii dintre deciziile interne și înregistrările în Reges, mai ales atunci când încetările au fost semnate sau comunicate cu întârziere.
Concluzie
Data încetării CIM și momentul operării în Reges nu sunt condiționate de identitate perfectă, dar trebuie să respecte un principiu esențial: transmiterea nu poate fi întârziată față de data încetării. În caz contrar, riscul de sancțiuni crește, iar salariatul poate fi afectat în accesarea unor drepturi legale.
Pentru specialiștii HR și payroll, această precizare nu este un simplu detaliu birocratic, ci parte a unei bune guvernanțe organizaționale, în care predictibilitatea și conformitatea merg mână în mână.
Sursă foto: shutterstock.com
