Odată cu modernizarea sistemului de evidență a populației și introducerea cărții electronice de identitate, angajatorii se confruntă cu o nouă provocare administrativă: lipsa mențiunii domiciliului pe actul de identitate. În acest context, apare o cerință suplimentară în procesul de angajare – solicitarea unei declarații de domiciliu din partea salariaților.
Ce este declarația de domiciliu?
Declarația de domiciliu este un document pe propria răspundere, completat și semnat de angajat, prin care acesta indică adresa sa oficială de domiciliu și, dacă este cazul, adresa de reședință. Documentul este utilizat în scopuri administrative și legale, în special atunci când actul de identitate nu conține aceste informații în format vizibil.
De ce este necesară declarația de domiciliu în 2025?
Noul format al cărții electronice de identitate, emis în România începând cu 2024, nu mai afișează adresa de domiciliu în clar. Astfel, angajatorii nu mai pot prelua automat această informație în procesul de completare a contractului individual de muncă.
Conform legislației în vigoare (inclusiv Ordinul nr. 2171/2022 privind modelul-cadru al contractului individual de muncă), datele privind domiciliul angajatului sunt obligatorii și trebuie incluse în documentele de angajare.
Când trebuie solicitată declarația de domiciliu?
Această declarație este necesară în următoarele situații:
- ✅ când angajatul prezintă cartea de identitate electronică în locul celei clasice;
- ✅ când există neconcordanțe între domiciliul real și cel declarat în alte documente;
- ✅ în cazul angajaților care își schimbă domiciliul pe parcursul contractului de muncă;
- ✅ pentru completarea fișei de post, fișei SSM sau în relația cu autoritățile publice (ex. ITM, ANAF).
Ce trebuie să conțină declarația de domiciliu?
O declarație corectă ar trebui să includă:
- Numele complet al salariatului;
- CNP-ul;
- Adresa completă de domiciliu;
- Adresa de reședință, dacă este diferită;
- Mențiunea „pe propria răspundere”;
- Data și semnătura angajatului.
Exemplu de formulare:
Subsemnatul/a [Nume Prenume], identificat/ă cu CNP [____], declar pe propria răspundere că domiciliul meu actual este în [adresă completă], iar reședința (dacă diferă) este în [adresă]. Data: ___ / Semnătura: ____.
Ce obligații au angajatorii?
Pentru a rămâne în legalitate și a evita probleme în relația cu autoritățile, angajatorii trebuie să:
🧾 1. Integreze solicitarea declarației în fluxul de angajare
Actualizați procedurile interne de recrutare și solicitați declarația în momentul semnării contractului individual de muncă, atunci când angajatul prezintă un act de identitate electronic.
🗂️ 2. Păstreze declarația în dosarul de personal
Documentul trebuie arhivat împreună cu celelalte acte de angajare și protejat conform regulilor GDPR.
📢 3. Informeze angajații cu privire la scopul și necesitatea documentului
Este recomandat să explicați salariaților de ce este nevoie de această declarație, ce se întâmplă cu datele și cum vor fi folosite.
De ce este important domiciliul în relația de muncă?
Menționarea corectă a domiciliului salariatului are implicații directe în:
- 🛡️ gestionarea riscurilor legate de securitate și sănătate în muncă (ex: traseul „domiciliu – loc de muncă”);
- 📮 comunicarea notificărilor scrise (decizii disciplinare, convocări, acte adiționale etc.);
- 🔍 verificări și inspecții din partea autorităților (ITM, ANAF);
- 📋 completarea fișelor de post și altor documente administrative.
Concluzie
Declarația de domiciliu a devenit un document esențial în contextul noilor acte de identitate electronice. Deși aparent un detaliu birocratic, lipsa acestei informații poate afecta validitatea documentelor de angajare și comunicarea eficientă cu angajații.
Până la actualizarea cadrului legislativ sau a modelului contractului de muncă, angajatorii trebuie să trateze această obligație cu seriozitate și să implementeze rapid o procedură internă standardizată pentru colectarea și arhivarea declarațiilor de domiciliu.
Sursă foto: shutterstock.com
