Registrul salariaților, cunoscut și sub forma sa digitală ca Reges-Online, este un instrument esențial în administrarea relațiilor de muncă. El conține date despre contractele individuale de muncă și despre toate modificările aferente acestora, iar operarea corectă și la timp este obligatorie pentru toți angajatorii.
În practică, însă, nu întotdeauna reprezentantul legal al angajatorului își creează propriul cont în Reges-Online. În aceste cazuri, accesul la registrul salariaților este posibil prin intermediul unui împuternicit, dar această soluție vine cu limite și riscuri care trebuie bine înțelese.
Poate fi registrul salariaților accesat fără contul reprezentantului legal?
Da, legislația permite accesarea registrului printr-o persoană împuternicită – fie un angajat al angajatorului, fie un terț (de exemplu, firmă de contabilitate, resurse umane sau avocat), cu condiția existenței unui document valabil de împuternicire.
Însă chiar dacă această metodă este legală, pe termen lung este recomandat ca reprezentantul legal să dețină și el acces direct la registrul salariaților, mai ales pentru control și intervenție rapidă în situații neprevăzute.
Cum funcționează delegarea accesului la registrul salariaților?
Pentru a opera în registrul unui angajator, împuternicitul trebuie:
- să aibă un cont individual creat în Reges-Online, asociat propriei identități (nu se poate crea contul în numele altcuiva);
- să fie desemnat printr-un document valabil – împuternicire notarială sau contract de prestări servicii (sau act adițional care menționează clar atribuțiile legate de acces în Reges).
Este important de reținut că nu mai există user și parolă „de firmă” – fiecare acces este individual, cu semnătură digitală și trasabil prin CNP.
Documente necesare pentru accesarea registrului prin împuternicit
În funcție de tipul angajatorului, sunt necesare următoarele documente (care trebuie încărcate în platformă și semnate digital):
- Certificatul de înregistrare la ONRC sau certificatul fiscal;
- Actul constitutiv sau alt document care atestă existența legală a angajatorului;
- Împuternicirea notarială sau contractuală (care poate rezulta dintr-un contract de servicii sau act adițional);
- Documentul de identitate al împuternicitului (acolo unde este cerut);
- Semnătură digitală aplicată de persoana care transmite documentele.
Ce riscuri implică lipsa unui cont propriu pentru reprezentantul legal?
Deși delegarea accesului este o soluție viabilă în multe situații (inclusiv pentru angajatori străini sau persoane fără identitate digitală românească), există riscuri clare atunci când reprezentantul legal nu deține niciun control direct asupra registrului salariaților:
- Accesul poate fi pierdut temporar, dacă împuternicitul părăsește firma sau relația contractuală este întreruptă;
- Datele personale ale angajaților sunt gestionate de o terță persoană, iar lipsa unui control direct poate duce la probleme de securitate;
- Angajatorul rămâne responsabil juridic pentru toate operațiunile efectuate – chiar dacă nu le face personal;
- Amenzile pentru erori sau omisiuni sunt suportate tot de angajator, indiferent de cine a operat în registru.
Recomandare pentru angajatori: de ce să existe cont direct în registrul salariaților
Chiar dacă este legal să fie desemnat un împuternicit, reprezentantul legal ar trebui să își creeze un cont propriu în Reges-Online și să solicite acces la registrul firmei, cel puțin pentru monitorizare.
Astfel:
- există o redundanță de acces, utilă în situații critice;
- se poate urmări activitatea prestatorilor sau a angajaților împuterniciți;
- se asigură continuitate în operare;
- se reduce riscul de blocaj administrativ.
Concluzie
Accesul la registrul salariaților poate fi realizat legal și printr-un împuternicit, dar dependența exclusivă de această variantă poate genera riscuri operaționale. Pentru siguranța activității și pentru protejarea angajatorului în fața sancțiunilor, este recomandabil ca reprezentantul legal să dețină control direct asupra registrului, chiar dacă nu operează el zilnic în platformă.
Sursă foto: shutterstock.com
