În practică, tot mai mulți angajatori oferă angajaților echipamente sau alte bunuri necesare desfășurării activității de serviciu. Pentru a evita eventuale neclarități sau dispute la încetarea raporturilor de muncă, este important ca predarea acestora să fie documentată în mod corespunzător. Modelul de proces verbal de predare-primire a bunurilor pentru angajați nu este un simplu act administrativ, ci un instrument util în protejarea intereselor ambelor părți, mai ales în situații litigioase sau sensibile.
De ce este necesar un proces-verbal de predare-primire?
Indiferent dacă bunurile sunt livrate la birou sau la domiciliul angajatului, ele rămân în patrimoniul angajatorului. Chiar și în lipsa unui document scris, salariatul nu dobândește dreptul de proprietate asupra acestora. Cu toate acestea, în lipsa unui proces-verbal semnat, angajatorul va întâmpina dificultăți în dovedirea predării și în eventualul demers de recuperare.
În practică, problemele apar frecvent la încetarea contractului individual de muncă, când bunurile nu sunt restituite sau sunt deteriorate, iar lipsa unei documentații clare poate complica semnificativ situația juridică.
Când se întocmește procesul-verbal?
Documentul poate fi semnat:
- la începutul relației de muncă, odată cu înmânarea echipamentelor;
- pe parcurs, în cazul în care bunurile sunt oferite ulterior angajării;
- la încetarea raporturilor de muncă, printr-un proces-verbal de restituire, care poate fi parte din același formular sau document separat.
Ce trebuie să conțină un model de proces verbal de predare primire bunuri pentru angajați?
Un model complet și util ar trebui să includă următoarele informații:
- Identificarea exactă a bunului (tip, model, număr de inventar/serie, stare de funcționare);
- Data predării;
- Numele complet și funcția salariatului;
- Numele și funcția reprezentantului angajatorului;
- Semnăturile ambelor părți;
- Declarații privind utilizarea exclusivă în interes profesional și obligația de returnare;
- Mențiuni despre starea bunului la predare/retur.
Aceste documente sunt recomandat a fi păstrate în dosarul de personal al salariatului.
Model orientativ – proces verbal predare primire bunuri
PROCES-VERBAL DE PREDARE-PRIMIRE A BUNURILOR
Încheiat astăzi, [data], între:
Angajator: [Nume companie], cu sediul în [adresă], reprezentat legal de [nume], funcția: [funcție]
și
Angajat: [Nume complet], angajat în funcția de [funcție], CNP: [CNP]
În baza contractului individual de muncă nr. [număr] din [data], s-a procedat la predarea următoarelor bunuri:
- Laptop Lenovo ThinkPad, model X390, S/N: LPT123456, stare: bună
- Telefon Samsung Galaxy A52, S/N: TEL789654, stare: nou
Angajatul declară că a primit bunurile în stare de funcționare și se obligă să le utilizeze exclusiv pentru îndeplinirea atribuțiilor de serviciu, precum și să le returneze în bune condiții la încetarea raporturilor de muncă.
Semnătura angajatorului: ___________________
Semnătura angajatului: _____________________
Ce riscuri implică lipsa unui proces-verbal?
Fără un astfel de document:
- angajatorul nu are un mijloc clar de probă pentru a demonstra predarea;
- recuperarea bunurilor la plecarea angajatului devine dificilă;
- pot apărea costuri suplimentare legate de daune, inventar lipsă sau înlocuirea echipamentelor;
- în situații grave, angajatul poate fi tras la răspundere civilă sau penală (în cazuri de rea-credință), dar doar în baza unor dovezi clare.
Recomandări pentru specialiștii HR
- Standardizați modelul de proces-verbal și asigurați-vă că este folosit pentru toate bunurile de serviciu predate angajaților;
- Includeți procedura în regulamentul intern și în politicile privind patrimoniul companiei;
- Corelați procesul de predare-primire cu fișa postului și atribuțiile salariatului;
- Introduceți o verificare formală la momentul încetării CIM, printr-un proces-verbal de restituire;
- Păstrați evidența acestor documente în format fizic sau digital, alături de contractul individual de muncă.
Concluzie
Pentru o relație de muncă clară și fără riscuri, un model proces verbal predare primire bunuri pentru angajați ar trebui să fie parte din instrumentarul standard al departamentelor de resurse umane. Nu doar că protejează compania din punct de vedere juridic, dar oferă și transparență în gestionarea echipamentelor de lucru.
Sursă foto: shutterstock.com
