Un laptop deteriorat, o lipsă în gestiune sau o sumă plătită greșit pot crea rapid o problemă de payroll: poate compania să recupereze banii direct din următorul salariu?
Regula de la care trebuie pornit este că angajatorul nu poate decide unilateral să plătească un salariu mai mic pentru a acoperi o pagubă pe care consideră că a produs-o salariatul. Codul muncii permite reținerile din salariu numai în cazurile și în condițiile stabilite de lege.
O pagubă constatată nu înseamnă automat o reținere salarială
Dacă salariatul produce, din vina sa și în legătură cu munca, o pagubă materială, angajatorul îi poate solicita recuperarea acesteia.
Pentru prejudicii de cel mult echivalentul a cinci salarii minime brute pe economie, Codul muncii permite recuperarea prin acordul părților, după comunicarea unei note de constatare și evaluare a pagubei. Termenul acordat salariatului pentru recuperare nu poate fi mai mic de 30 de zile.
Dacă salariatul nu recunoaște paguba, contestă valoarea acesteia sau nu acceptă recuperarea, angajatorul nu poate rezolva problema printr-o simplă „decizie de imputare”.
Lugera a explicat separat de ce decizia de imputare nu poate fi folosită pentru recuperarea unilaterală a prejudiciilor de la salariați.
Dar dacă prejudiciul este mai mare?
Procedura bazată pe acordul părților este limitată la echivalentul a cinci salarii minime brute.
Pentru prejudiciile care depășesc această limită sau atunci când salariatul contestă răspunderea ori cuantumul pagubei, angajatorul trebuie să recurgă la instanță pentru stabilirea obligației de despăgubire.
Poate contractul să prevadă dinainte cât va plăti angajatul?
Nu este o soluție sigură juridic introducerea în contractul individual de muncă a unei „amenzi” prestabilite pentru eventuale greșeli viitoare.
Înalta Curte a stabilit prin Decizia nr. 19/2019 că este interzisă clauza prin care angajatorul și salariatul stabilesc anticipat valoarea prejudiciului care ar urma să fie plătit dacă salariatul nu își îndeplinește corespunzător obligațiile. O asemenea clauză este nulă.
Cu alte cuvinte, paguba trebuie să existe și să fie evaluată după producerea ei, nu stabilită preventiv în CIM.
Dar cheltuielile de formare profesională?
Aici regulile sunt diferite.
Dacă angajatorul finanțează o formare profesională și există un act adițional valabil prin care salariatul își asumă să rămână o anumită perioadă în companie, plecarea mai devreme poate atrage obligația de a suporta cheltuielile de formare.
Însă suma datorată se calculează proporțional cu perioada care a rămas nelucrată, nu ca o penalitate fixă pentru demisie.
Mai multe despre acest mecanism găsești în ghidul Lugera privind formarea profesională și obligațiile care pot fi stabilite prin act adițional.
Există limite pentru reținerile lunare
Atunci când recuperarea unei daune se face în condițiile legii prin rețineri succesive, Codul muncii stabilește și limite.
Rata lunară pentru acoperirea prejudiciului nu poate depăși o treime din salariul net. Dacă există și alte rețineri, totalul acestora nu poate depăși jumătate din salariul net.
Exemplu practic
Compania constată că un angajat a produs o pagubă de 3.000 lei.
Nu este corectă abordarea:
Salariu net: 5.000 lei
Pagubă: 3.000 lei
Salariu virat: 2.000 lei
Angajatorul trebuie mai întâi să stabilească prejudiciul și să urmeze procedura legală de recuperare. Faptul că firma consideră suma datorată nu îi permite să o scadă unilateral din salariu.
Ce trebuie să verifice departamentele de HR și payroll înainte de orice reținere?
Înainte ca o sumă să fie scăzută din drepturile salariale, trebuie clarificat:
- care este temeiul juridic al reținerii;
- dacă există într-adevăr o pagubă produsă din vina și în legătură cu munca salariatului;
- dacă suma a fost stabilită prin procedura permisă de lege;
- dacă este necesar acordul salariatului sau intervenția instanței;
- dacă sunt respectate limitele aplicabile reținerilor lunare.
O datorie pretinsă de companie și o reținere legală din salariu nu sunt același lucru.
Pentru payroll, acesta este criteriul esențial: o sumă nu trebuie eliminată pur și simplu din salariul datorat doar pentru că angajatorul consideră că are de recuperat bani de la salariat.
Lugera sprijină companiile în administrarea corectă a proceselor de payroll și HR și în aplicarea regulilor privind salarizarea și răspunderea patrimonială a salariaților.
