Migrarea completă către Reges-Online a adus cu sine nu doar noi funcționalități tehnice, ci și o serie de clarificări esențiale pentru angajatori în ceea ce privește administrarea accesului în platformă. Una dintre cele mai frecvente neînțelegeri se referă la încetarea automată (sau nu) a delegărilor către persoanele care operează în registru în numele companiei.
🔍 În cele ce urmează, explicăm care sunt regulile aplicabile încetării delegărilor în Reges-Online, cine trebuie să le opereze, în ce condiții și ce riscuri pot apărea din lipsa unei administrări corecte.
Ce este delegarea în Reges-Online?
Reges-Online permite ca operarea datelor privind contractele individuale de muncă să fie realizată nu doar de către reprezentantul legal, ci și de alte persoane sau entități delegate – fie angajați proprii, fie prestatori de servicii externe (ex: firme de payroll sau HR outsourcing).
Aceste delegări sunt ierarhizate astfel:
- Reprezentantul legal – are cele mai extinse drepturi și poate delega mai departe.
- Împuternicitul – acționează în baza unei împuterniciri valide și poate gestiona delegările altora.
- Angajatul delegat – poate opera în sistem, dar are drepturi limitate.
- Prestatorul – un terț contractat de angajator, care poate avea proprii delegați.
Încetarea delegărilor: regula generală
❗ Delegările NU încetează automat, cu o singură excepție: atunci când contractul de muncă al unui angajat delegat încetează, accesul său în Reges este anulat automat de sistem.
În toate celelalte cazuri – fie că este vorba de un prestator extern, un împuternicit sau chiar un reprezentant legal anterior – încetarea delegării trebuie făcută manual de către o persoană cu drepturi superioare în sistem.
Delegări multiple: sistemul permite coexistarea
Reges-Online acceptă delegări multiple și simultane. Prin urmare, desemnarea unei noi persoane nu anulează automat vechile delegări. Dacă un angajator vrea să retragă accesul unei persoane sau entități, trebuie să o facă explicit, accesând secțiunea „Delegări” din contul companiei.
➡️ HG nr. 295/2025 privind Registrul general de evidență a salariaților în format electronic (Reges-Online) reglementează aceste aspecte în mod expres.
Cine poate opri o delegare?
În ierarhia drepturilor din Reges:
- Un reprezentant legal poate anula accesul oricui – inclusiv al unui angajat sau prestator.
- Un împuternicit poate înceta delegările realizate de cei de nivel inferior.
- Un angajat delegat NU poate anula delegarea unui reprezentant legal sau a unui prestator superior ierarhic.
Este important de știut că un prestator extern își poate înceta singur delegarea în sistem, dacă dorește să nu mai opereze în numele angajatorului.
Programarea încetării delegării
Funcționalitatea Reges permite setarea unei date viitoare de încetare a delegării – un instrument util în cazul schimbărilor contractuale anticipate (ex: încheierea unui contract de prestări servicii, înlocuirea unei persoane delegate etc.).
Recomandări pentru angajatori și prestatori
✅ Pentru a evita accesul neautorizat în sistem sau eventuale conflicte privind operarea datelor în registru:
- Verificați periodic lista de delegați activi.
- Operați încetarea delegărilor imediat ce o persoană nu mai are calitatea de reprezentant sau nu mai colaborează cu organizația.
- Documentați schimbările prin acte adiționale sau decizii interne, pentru trasabilitate și conformitate.
- Programați încetarea delegării pentru cazurile previzibile – în mod special în contractele de externalizare a serviciilor de payroll.
Concluzie
Administrarea drepturilor de acces în Reges-Online nu este o formalitate, ci un element critic de conformitate și securitate juridică. Lipsa unei încetări explicite a delegărilor poate genera situații neplăcute, de la acces neautorizat la sancțiuni administrative.
Dacă ai nevoie de suport în externalizarea proceselor de payroll și administrare personal, echipa noastră te poate ajuta să gestionezi eficient obligațiile impuse de Reges-Online și să rămâi mereu în linie cu cerințele legale.
Sursa foto: shutterstock.com
